Détail de l'annonce
Missions :
L’assistante de direction aura pour mission de :
Contribuer à la réalisation des tâches et missions de pilotage du Directeur afin d’optimiser l’organisation de ses activités.
Assurer l’interface entre le Directeur et les différents interlocuteurs internes et externes.
ACTIVITÉS
Secrétariat de direction et assistanat particulier du Directeur général :
Organiser les plannings et les déplacements du Directeur ;
Gestion de son agenda et de ses déplacements : prise des rendez-vous en fonction des priorités
Rappeler les informations importantes et transmettre des messages ;
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Organiser le classement et l’archivage des dossiers ;
Planifier et organiser des réunions et des évènements (instances, séminaires…) : rédiger les comptes rendus, suivre les relevés de décisions et exécution des actions assignées, préparer les supports, assurer la logistique … ;
Garantir le fonctionnement efficace de l’activité du directeur et contribuer à l’organisation de la vie interne, en se positionnant en ressource et conseil sur les usages et procédures de l’entreprise ;
Gérer l’information (contacts de la direction, bases de données, listes de diffusion, documentation …) et en faciliter l’accès.
Gestion et suivi de dossiers :
Collecter les informations nécessaires au suivi des dossiers pour aide à la prise de décision et au pilotage ;
Concevoir des tableaux de bord et/ou des tableaux de suivi ;
Instruire et assurer le suivi des dossiers du directeur (notes, synthèses, préparation des actes administratifs…) ;
Coordonner les moyens (humains, administratifs, logistiques et techniques) nécessaires à la réalisation des objectifs qui lui sont fixés ;
Participer à la gestion du budget de la Direction (élaboration, exécution, suivi).
Piloter certaines actions de communication interne et veiller à la bonne diffusion des informations ;
Concevoir, mettre à jour et diffuser les différents outils/supports de communication du directeur (web, intranet, newsletter…).
Réaliser et coordonner des opérations particulières, de tout ou partie d’un projet délégué par son responsable.
Gestion des notes de frais
Suivre des projets en cours,
Assurer l’Interface avec les autres entités du Groupe.
Assurer l’Interface avec les prestataires, clients etc.,
Assurer l’Interface avec les équipes en place,
Coordonner les activités du siège sur délégation expresse de pouvoir.
Tenir la caisse de recettes et dépenses générales
PROFIL RECHERCHÉ POUR LE POSTE : ASSISTANTE DE DIRECTION
Titulaire d’une licence en Gestion Administrative et des Organisation/ Droit privé ou tout autre diplôme équivalent ;
Avoir au moins 01 années d’expérience à un poste similaire est un atout
Être orientée résultat ;
Être bilingue. Est un plus ;
Organisée et rigoureuse, dynamique, méthodique et motivée ;
Savoir gérer la pression.
Si vous êtes intéressé(es), bien vouloir envoyer votre dossier de candidature CV à l’adresse leumengr@startimes.com.cn
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